办公自动化（OA）系统运行（试行）管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强集团办公自动化系统（以下简称OA系统）管理（互联网地址：；局域网地址：），实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。保证其安全、高效运行，根据OA系统实施要求，结合本单位实际，特制定本办法。
第二条 本办法适用于各公司、各部门。
第二章 管理机构
第三条 信息部负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责:
（一）根据董事会的安排，办理OA系统使用单位的注册、名称、功能变更、撤销等手续；
（二）定期提交OA的运行报告，包括工作日志填写数量，工作流处理周期、处理件数延误等情况。
（三）制定电子文件与信息流转的具体工作规范和制度；
（四）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；
（五）培训各使用单位系统管理人员和使用人员； （六）做好其他相关工作。
第四条 人事部负责在OA系统中为新入职员工建立账号、部门调整、离职操作等。
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第三章 使用单位
第五条 使用单位为各公司、各部门。
第六条 各公司、各部门必须明确一名领导分管系统工作，负责监督该系统在本单位的运行。同时确定一名行政专员负责日常管理。行政专员的职责是：
（一）负责本单位OA系统的日常操作，包括查收电子邮件、提交物资购买申请、签呈等。
（二）负责对本单位内OA系统办公用品模块的管理工作。 （三）负责本系统运行与信息部的衔接工作。
第四章 使用人员
第七条 OA系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。
第八条 每个OA系统使用人员的账号必须设置密码，第一次登录OA后应首先在个人事务→控制面板→修改密码，对自己的密码进行修改，若密码丢失，应先出具书面申请经本单位分管领导签字，交由信息部备案后予以恢复初始密码。
第九条 在OA系统的控制面板→个人资料里面，须对自己的个人信息进行添加，如联系方式、e-mail、生日日期等，以便同事之间联系时查找方便。
第十条 为保证各类电子文件及时收发，各员工至少每天上下午各登陆两次OA系统，接收文件，处理待办事项。网上协同处理流程涉及到的工作人员，处理时间原则上不超过1个工作日。如因出差、请假等较长时间无法处理代办事项的，须通过“工作委托”功能指定授权的代办人进行相关操作。
第五章 业务管理规则
第十一条 在公司内，电子文件与相同内容的纸质文件，具有同等效力，各部门可以将电子文件作为公司内部贯彻执行工作和办理的依据。
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第十二条 公司内部各类会议通知、有关工作情况通报、部门之间的信息传递，以及其他只在系统内部需要贯彻的、部署性的、告知性的、事务性的文件等，只通过OA系统传递和办理，不再发送纸质文件。如需存档，由专门人员打印保存。
第十三条 公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定：
1、通过OA 系统发布的信息、发起的工作流，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。
2、公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。
第十四条 OA系统实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的信息；应避免在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。
第六章 日常办公规则
第十五条 1. 电子邮件
用于公司内部信息传递。每人的邮箱空间为1G，可在“电子邮件→管理邮件箱”中查看使用空间。 2. 公告通知
由行政部提报审批通过后按照查看范围发布。 3. 新闻管理
各公司每周发布一篇内部的新闻报道。内容可涉及本公司、部门的人或事等，要求图文并茂、语法通顺。 4. 工作日志
单位人员应按时撰写工作日志，及时汇报当日工作情况。日志撰写情况纳入考核。 5. 工作流办理
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单位人员需要传递或签阅的文件，须用OA系统与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行文件的交流和消息沟通。 6. 办公用品管理
单位人员需领用办公物品时，需填写个人办公物品登记单，经仓库管理人员审核后予以发放。 7. 发文
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第二十三条 OA管理员负责每日对OA数据进行本机备份，每周末对OA完整数据进行一次异地备份。
第二十四条 信息部应与软件开发单位签订技术支持协议，确保故障得到及时处理及软件版本升级。
第九章 应急处理
第二十五条 系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知信息部。由信息部尽快组织有关人员查明原因，排除故障，并在24小时内做出响应。
若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由信息部提出解决办法，同时报告集团相关领导，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障公文与信息交换工作的正常运行。
第二十六条 系统运行遇到的问题，应及时向信息部反馈。
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