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工作技能培训之——邮件沟通技巧
目录邮件基本礼仪 如何处理邮件如何发送邮件 如何撰写邮件
其他注意事项
态度
措辞
信息
邮件基本礼仪态度友好 邮件是解决问题，处理事情的 工具 精心构思、认真撰写 不要带着脾气发邮件你写信时愤怒 么？请先存为草 稿，一小时后重 新打开再决定是 否发出~
措辞得当
文明礼貌，多用敬语 语言流畅、内容简洁 减少使用感叹号“!”
信息齐全
主题明确 描述清晰有条理 基本要素要完整
目录邮件基本礼仪 如何处理邮件如何发送邮件 如何撰写邮件 其他注意事项
如何处理邮件
你做过什么是起争执时的证据； 年终盘点时也知道 你每天干了啥
要去做什么
需要别人怎么做
可自行处理
不可自行处理
如何处理邮件及时收取1、电话或飞信跟进收件人 2、确认对方跟进无问题 1、设置定时收取 2、养成及时收取邮件的习惯
跟进反馈
任务判断1、什么任务 2、何时完成 3、是否存在疑问
If:有跟进事项
处理回复
分析处理
1、事件描述清晰 2、说明时间要求 3、给出相应处理人及联系方式
1、有几种解决途径 2、涉及哪些资料 3、是否需要帮助及协调
可自行处理
不可自行处理
如何处理邮件
是否能直接 从发件人处 获取信息
是否可从直 接主管处获 取信息
是否可从材 料或者其他 数据里获取 信息
全部弄明白后处理回复
目录邮件基本礼仪 如何处理邮件如何发送邮件 如何撰写邮件 其他注意事项
主发
回复
转发
如何发送邮件主送事件负责人，主要阅读该 邮件的人
抄送事件相关人(如需求方、 产品经理、跟进助理、事 件负责人的直接主管等)
密送不希望TO/CC看到的收 件名单，原则上不建议使 用
确定主送和抄送人员的方法：发给其他部门的同事的邮件，应该抄送给本部门的 主管和对方部门的主管，如有必要应该抄送给主管的主 管。一般情况下，除非必要，不要抄送给主管的主管， 可以由主管判断是否需要上报。如果不清楚是否要抄送 给某一个相关者，应该向主管咨询。
这件事你需要领导支持的， 一定CC,一是出现偏差时 领导能及时指正你，二是 做了很多事情，也应该让 领导知道
主发
回复
转发
如何发送邮件主送 抄送原邮件的事件 相关人
事件发起人， 即该邮件的发 出者
新增需知晓该 事件的人
密送
不希望TO/CC 看到的收件名 单，原则上不 建议使用
删除不该CC的 人
注意： 1、礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应 的位置，并且包含原文。只回复一个人是不礼貌的； 2、如果re:过多，
请删除重复的，避免邮件标题 过长。
主发
回复
转发
如何发送邮件
主要阅读该邮件的人
主 送
需要转发的情况： 1、邮件内容未到达应收 者 2、邮件内容值得共享
一般转发邮件只有主送 人 如果FW:过多，请删除 重复的，避免邮件标题 过长。
注意： 无论主发或者转发，请慎用群发全体邮件避免成为 “垃圾邮件”。
目录邮件基本礼仪 如何处理邮件如何发送邮件 如何撰写邮件 其他注意事项
领导
平级
跨部门
如何撰写邮件汇报工作 总结干了什么，因为你做了多少和别人觉得你做了多少某些时候不划等号 提纲挈领的说明白，如果需要事无巨细，请写在附件里 把输出物一起发过去，不要忘了附件
请求批示 写清楚是什么事，如果领导完全不知道的事，请补充背景资料 切忌只提问题不提解决方案，都把自己往manager的方向培养 超过10分钟才能汇报完毕的事情不要写邮件，请电话或者面谈
转发资料 写清主题
领导
平级
跨部门
如何撰写邮件请求协助 写清楚是什么事情，需要谁处理，解决时限是何时 如有附件，如截图等，请附上，并注意将图片做成最小格式的 如有标准模板，请填写，作为附件发送 如属于跨部门(中心)要求协助的工作，请通过部门经理或者接口人发起
跟进处理 事件描述要清晰，时间点要明确，跟进及解决人名单及联系方式要齐全 提醒：如果重要或者紧急时间，邮件发出后要电话跟进，时间点前未收到 反馈结果要跟进，避免不能按时完成
转发资料 原则上所有资料都需保密，尤其机密文档不得随意转发 如部门外的同事索取文档，需请其向部门经理或者接口人提出请求 如获权对外发资料，请将资料转成PDF等不可修改格式
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当说不发
其他注意事项跟进到底 需要经手的邮件，务 必按接收——处理— —跟进——闭环进行 才可关闭
干净整洁 不要使用信纸：除了 增加邮件容量，还导 致转发时不能编辑邮 件内容
关于FYI. 不要什么都不写的原 文转发，需批示、需 解答、需协调，请说 明
对邮件任务进行记录 和排除解决序列，确 保不遗漏不出错
不要使用动漫图像， 邮件不是论坛，不需 要个性化图标
慎用FYI,FYI的语 势是平等的或者从上 到下的