企业电子邮件沟通规范及技巧

一、电子邮件使用的基本原则

1、电子邮件沟通的重要性 –80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就 是打开电子邮箱收发邮件

–70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱 ，确认没有尚未处理的紧急邮件–30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要 强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的 任务

2、为什么使用电子邮件沟通 如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了 ，许多事情从此“死无对证”。电邮存在公司服务器上， 白纸黑字，谁也赖不掉 使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以 及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则， 并充当了作为每个工作项目历史档案的功能

充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事 实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以 合理的方式解决意见不和以及争端

3、需要发送邮件的情况 正式工作报告 部门之间事务往来，需要留下书面资料的。

通知 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项

电子邮件应当避免滥用，不发无意义的邮件。只 把有价值的信息提供给需要的人。 “在商务交往 中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。

二、电子邮件写作规范

电子邮件包含的内容 发送对象 主题 称呼与问候 正文

附件 签名

1、发送对象的选择 要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘 送人) To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的， 理应对邮件予以回复响应。 CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务 对邮件予以响应；如果CC的人有建议，可以回 Email。

BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人 了的。这个可能用在非常规场合。

TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。 比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到 高都可以。顺序一般是将其他部门的经理放在第 一位，然后是本部门经理，科长，其他同事等。 适当的规则有助于提升你的形象！ 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资 源。 将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到 这封信，以免造成不必要的困扰和「垃圾」

选择邮件发送对象的时候避免以下现象–非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄 送给包括直接和间接经理

–避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特 别是可以判断高级

管理人员不能深入了解的业务细节

–避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人 、抄送人，用见面直接交流代替

选择邮件发送对象的时候避免以下现象–对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与 发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件 与发件人讨论 你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确 定结果的邮件–不能随便向群体邮箱发送不必要消息 全体邮箱：全体技术中心、技术支持、新元素全体员工 ，只有一定级别才能发送 一个人找订书机，300人中断工作来看这个信息(布拉 格的有些广场应该关闭)

几种常见的邮件发送对象选择 工作计划的发送对象– 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部 门内部相关经理人– 为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以 跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理

项目通报类的邮件– 主送给项目小组成员 – 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导

寻求跨部门支持的邮件– 一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 – 同时抄送本部门的直接上级

– 这样往往可以获得支持部门的更好的支持

2、主题 主题是接收者了解邮件的第一信息，要提纲挈领， 使用有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件 内容并判断其重要性。1. 一定不要空白标题，这是最失礼的 2. 标题要简短，不宜冗长，是邮件核心思想的浓缩

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–中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字 型，字号用五号或10号字即可。不要用稀奇古怪的字体或斜体， 最好不用背景信纸，特别对公务邮件。 合理提示重要信息 –不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等 手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提 示则会让人抓不住重点，影响阅度。

合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 –对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯 以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐 述，收件人一定会表扬你的体贴。 不要随意使用 :-) 之类的字符，在商务信函里面 这样显得轻佻。 风格：

–检查自己写的电邮时，试试看读出声音，对话式 的写作风格轻松但不失礼，而且也比较自然顺畅

5、正文内容 如果是写给不认识的人，还要加上一个简单的自我介绍。 如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信。

主体的内容详细程度取决于收件人–不同的人在同一时间对同一事情的理解程度不同–有些指代要清楚，不用不常用的缩写

主体的内容详细程度取决于主题情境的事态–资源是否充足

–立场是否一致